Onko ulkoistuksien hallinta kohtuutonta?

Luottamushenkilö pyysi Jyväskylässä nähdä kaikki ulkoistussopimukset. Kaupunginjohtaja kertoi radiossa, että kyseinen pyyntö on kohtuuton. Kohtuuton tarkoittaa liian työläs. Jos ajattelisin, että entinen kotikyläni, Jyväskylä, olisi jotenkin surkea poikkeus ulkoistuksien hallinnassa, olisin jo unohtanut tuon uutisen.

Päinvastoin – uskon, että Jyväskylän kaupunki on mallikas esimerkki yleisestä tavasta hallinnoida huonosti ulkoistuksia.

Ulkoistuksiinhan pyritään kustannussäästösyistä. Jostain syystä ulkoistuksesta on tullut muotitapa saada nopeita, mutta näennäisiä vuosineljännessäästöjä aikaiseksi. Suorittavan työn yksikkökustannuksia saadaan ainakin vähäksi aikaa painettua alas. Mitä taas yleisesti ei tajuta tai ei haluta nähdä on yleisten hallinnollisien kulujen kasvu. Mitä jää näkemättä?

• Kukin itsenäinen tulosyksikkö neuvottelee oman ulkoistussopimuksensa. Kukin sopimus voi olla järkevä, mutta niiden keskinäiset ristiriidat voivat syödä nettohyödyn kokonaan.
• Kun organisaatiota muutetaan vanhan yksikön ulkoistussopimus ei siirry automaattisesti uudelle erilaiselle yksikölle. Samoin, jos sopimus ei ole järjestelmissä, alkuperäinen sopimus voi mennä silppuriin vastuuhenkilön vaihtaessa firmaa. Sitten vain hattu kourassa kysymään toimittajalta, että mikäs se meidän sopimus olikaan.
• Sopimuskumppanin strategia voi muuttua. Synergisestä partnerista voi tullakin verisin kilpailija. Tämä tietysti yllättäen, koska ulkoisen organisaation “ajatuksista” ei voi tietää etukäteen.
• Sopimuksessa ei ole mahdollista sopia kaikkien mahdollisien tulevaisuuden tilojen seuraamuksista. Tämän takia sopimus sitoo jatkovuosille sopimusjuristien työtä. Nämähän ovat tunnetusti hyvin halpaa väkeä.
• Laadun ja riskien hallinta yli organisaation rajojen on vaikeaa tai lähes mahdotonta.  Kun BP valittaa alihankkijoidensa aiheuttaneen Meksikonlahden öljyturman, vastuu ei suinkaan siirry alihankkijoille.

Tämä lyhyt lista ei tietysti peilaa mitenkään todellisuutta? Eihän?

Ulkoistuksilla saaduista suorittavan työn kustannussäästöistä pitää vähentää yleiskulujen kasvu. Sopimukset pitää olla yhdessä rekisterissä, jota myös päivitetään aktiivisesti. Sopimusjuristien työ pitää kohdistaa ko. ulkoistussopimuksille. Samoin vaikeutunut ja kasvanut laadunvalvonta sekä riskien hallinta. Vielä organisaation yrityssuunnittelun pitää hallita toimittajan toiminta yhtä hyvin kuin oman organisaatioiden toiminta. Muuten joku vedättää, mukamas yllättäen.

Jos ulkoistuksien aiheuttamat kustannukset laitetaan rehellisesti (läpinäkyvästi) syntyneiden suorittavan työn kustannussäästöjen rinnalle, moni case alkaa näyttää käsittämättömältä.

Olen jo vuosia väittänyt perustellusti, että sisäistys (insourcing) tuo enemmän ja kestävämpiä kustannussäästöjä kuin ulkoistus (outsourcing).

PS. Olen myös viime aikoina useasti ihmetellyt, missä on tilintarkastajien ammattitaito, –etiikka ja –vastuu. Miten tällaisetkin selkeästi kokonaisuudelle vahingolliset menettelyt hyväksytään?