Käsittämätön suunnitelma

Tyypillisesti syksyllä laaditaan erilaisia toimintasuunnitelmia seuraavalle vuodelle. Laadinnasta vastaa yleensä joku ryhmä hallinnossa tai keskushallinnossa. Suunnitteluun osallistuu mahdollisuuksien mukaan edustajia erilaisista organisaation ryhmistä. Tällä halutaan varmistaa, että kaikkien ajatukset tulevaisuudesta kirjautuvat mukaan. Suunnittelun lopputulos on sitten tyylikäs, loogisesti ehyt dokumentti.

Näinhän se on. Tuotamme paperia sen sijaan, että tuottaisimme uudenlaista toimintaa.

Yksiköistä kerättyjä suunnitelmia ei hyväksytä sellaisenaan. Tavoitteita (yleensä) kiristetään ja keinovalikoimaa muokataan. Ainakin keinot kirjoitetaan uudestaan yhteisellä termistöllä. Suunnitelman päätoimittaja varmistaa näin syntyvän “esseen” kirjallisen laadun.

Sellaista laatudokumenttia on johtoryhmän jäsenten mukava lueskella.

Yksikköjen alkuperäisten suunnitelmien muokkaus ja uudelleen kirjoittaminen voivat johtaa siihen, että laatijat eivät enää tunnista omia ajatuksiaan. Ainakaan ne ei tunnu enää yhtä läheisiltä ja inspiroivilta. Omalle yksikölle tärkeät asiat ovat jääneet kokonaisuudelle tärkeiden asioiden varjoon. Tämä ei tietysti tee hyvää motivaatiolle.

Lisäksi keskushallinto on viisaudessaan lisännyt suunnitelmaan omia strategisia käsitteitään esimerkiksi kilpailukyvystä, markkinajohtajuudesta ja kilpailuttamisesta. Nykysuomessa suunnitelmien vakiosanastoa on kustannuskilpailukyky. Kaikki tietävät sanan, mutta kuinka moni ymmärtää sanan merkityksen? Jos suunnitelman mukaan organisaation tulee varmistaa kustannuskilpailukykynsä, silloin organisaation tulee tietää:

• Mikä on nykyinen taso? Olemme tasoissa kilpailijamme kanssa ylä- vai alapuolella?
• Kuinka paljon parempi tai huonompi kustannuskilpailukykymme on juuri nyt?
• Miten oma kustannuskilpailukykymme on kehittymässä suhteessa muihin?

Ilman näitä lisätietoja suunnitelman maininta kustannuskilpailukyvystä on lämpimikseen löpöstelyä.

Julkisen puolen suunnitelmissa toinen vakiosana alkaa olla kilpailuttaminen. Kuinka moni henkilöstöstä ymmärtää, mistä siinä on kysymys? Kilpailuttaminen tarkoittaa julkisen ja yksityisen palvelun hinnan ja laadun vertailua. Jos yksityinen yritys kykenee tuottamaan saman tasoista palvelua halvemmalla hinnalla, se tarkoittaa yleensä, että palvelu siirtyy yksityisen hoitoon. Se taas yleensä tarkoittaa, että uusi yksityinen toimija poimii sopivimmat ja pätevimmät työntekijät oman organisaationsa palvelukseen – ei siis kaikkia.

Suunnitelma, jota henkilöstö ei ymmärrä, ei ohjaa. Suunnitelman tärkein tuotos pitäisi olla henkilöstön parempi ymmärrys todella tärkeistä ja merkittävistä asioista. Parempi ymmärrys tarkoittaa, että yksilö ymmärtää oman roolinsa tuossa muutoksessa.

Vanhanaikainen suunnitteluprojekti ei tähän kykene. Periodeittain tehty suunnittelu ei anna riittävästi mahdollisuuksia asioiden ja käsitteiden hieromiselle.

Suunnittelun tulisi olla jatkuva prosessi.