Dynaamisen johtamisen nakertaja nro 1.

Miten organisaatiota johdetaan?

1. Johtajien puheilla
2. Johtajien päätöksillä
3. Johtajien esimerkillä (tarkoittaa kohtaa 1 + kohtaa 2) ja
4. Kirjallisilla ohjeilla

Kolme ensimmäistä kohtaa ovat ilmeisen selviä. Neljäs kohta on se "nakertaja". Kirjalliset "pysyvät" ohjeet voidaan luokitella kahteen ryhmään:

• sisäiset, organisaation omasta tarpeesta syntyneet ohjeet
• ulkoiset, organisaatiolle pakolla tai painostuksella annetut ohjeet

Organisaation sisäiset ohjeet ovat kokonaisuus, jossa osa on historiallista perintöä jo ohi menneestä organisaatiokulttuurista ja osa uuden johdon masinoimaa uutta henkeä. Tähän voidaan lisätä uusien, juuri rekrytoitujen asiantuntijoiden halu jättää organisaation peukun merkkinsä. He osoittavat suuren asiantuntemuksensa kirjoittamalla mahdollisimman pitkiä, asiantuntevia ja kattavia ohjeita.

Ulkoiset ohjeet ovat puolestaan kuin liikennemerkkejä: liikennemerkkihän pystytetään vasta muutaman vakavan liikeneonnettomuuden jälkeen.

Kun markkinoilla törmätään ongelmaan, se korjataan säätämällä laki tai asetus ja organisaatioille lakia ja asetusta selittävä ohje ja määräys. Esimerkiksi ENRO:n sekoilut amerikassa synnyttivät laajan, monimutkaisen ja tehottoman SOX-kontrollien säädöstön. Pelin henki oli: "In God we trust, others we control".

Kun organisaatio törmää hyvään , mutta samalla vaativaan asiakkaaseen, organisaatio joutuu omaksumaan uuden laatujärjestelmän (ISO tai joku muu vaadittu). Jos vaativia ja nimenomaan erilaista laatujärjestelmää vaativia asiakkaita on monta, silloin organisaatio joutuu joko sotkuun tai tekemään valintoja.

Ilmatilassa on myös "de facto normeja", joilla ei ole lain statusta, mutta joita on järkevää noudattaa. Sosiaalisen vastuun indikaattorit ovat hyvä esimerkki. Harva organisaatio haluaa leimautua lapsityövoiman tai lapsipornon tukijaksi.

Kun ohjeita generoidaan näin aktiivisesti sekä sisäisesti että ulkoisesti, siitä seuraa:

• Kirjallisia ohjeita on liian paljon; kuka ehtii lukea ja tutustua kaikkiin ohjeiden päivityksiin,
• ohjeiden abstraktiotaso vaihtelee, niitä on vaikea ymmärtää oikealla tekemisen tasolla,
• ohjeita on uusia ja vanhoja (epäkurantteja) ja
• usein ohjeet ovat keskenään ristiriitaisia.

Jos organisaatio noudattaisi kaikkia sisäisiä ja ulkoisia ohjeitaan, siitä voisi seurata toiminnan totaalinen pysähtyminen.

Tästä looginen seuraus on, että johto ja toiminta elävät omaa elämäänsä ja ohjeet omaansa. Jotkut (asiantuntijat tai muuten vastuuseen sairastuneet) koettavat ratkaista toiminnan ja ohjeiden välillä olevaa ristiriitaa.

Kommunikaation perussääntöjä on, että jos puhe ja toiminta ovat keskenään ristiriidassa, silloin uskotaan enemmän tekoja. Johto oraalisella, elävällä esimerkillään antaa konkreettisen ohjeen organisaatiolle, miten oikeasti he odottavat toimittavan. Jos kirjalliset säännöstöt ovat tämän kanssa ristiriidassa, silloin huomattava osa henkilöstöstä on ristiriitaisessa tilassa, ohjeita kirjoittaneet asiantuntijat ovat turhautuneita ja suurin osa henkilöstöstä inspiroi ohjeet: he kuvittelevat, mitä johto haluaisi tässä ristiriitaisessa tilanteessa.

Kuka hyötyy tällaisesta sotkusta? Ei kukaan!

Mitä voisi tehdä tilanteen korjaamiseksi? Tässä lyhyt (osittain ja pitkälti epärealistinen) luettelo:

1. Julkisen vallan tulisi miettiä antamiaan lakeja, asetuksia ja normeja kokonaisvaltaisemmin. Miltä niiden kokonaisuus tuntuu ja vaikuttaa kohdeorganisaatiossa? Tämä on korjauslistan epärealistisin osuus.
2. Jokaisessa organisaatiossa tulisi olla uusi rooli, "kirjallisten ohjeiden päätoimittaja". Kyseinen henkilö vahtisi kolmea asiaa: a) ohjeiden tulisi olla kielellisesti ja loogisesti keskenään ristiriidattomia, b) ohjeiden tulisi antaa lukijalle se tieto, mitä hän tarvitsee, ei sitä tietoa, mitä asiantuntija viisaudessaan haluaa sanoa ja c) ohjeet tulisi olla kirjoitettu tavalla, jonka kohderyhmä ymmärtää oikein.
3. Johdon tulisi elää kirjallisten ohjeiden mukaan tai muuttaa ohjeistusta mieleisekseen.

Tämä ongelma on todellinen ja merkittävä. Siitä ei paljoa puhuta eikä sitä yritetä korjata.

On aina helpompaa kirjoittaa uusi briljantti ohje, kuin miettiä, miten se vaikuttaa olevaan kokonaisuuteen - varsinkin, kun ohjetta ei tarvitse oikeasti noudattaa: riittää, kun seuraa johdon esimerkkiä.