Projektilla on vain kolme riskiä

Kuten aikaisemmin olen määritellyt, riski liittyy aina tavoitteisiin. Prosessi on vakiintunut tapa toimia ja projektilla tähdätään muutokseen tuossa prosessissa.

Projektin ensisijainen tavoite on siis muutoksen aikaansaaminen. Silloin projektin tärkein riski liittyy tuohon muutokseen: 1) Saako projekti aikaiseksi halutun toiminnallisen, laadullisen tai taloudellisen tuloksen? Mitkäs ne kaksi muuta projektin riskiä sitten ovat? Ne liittyvät projektityön rajoitteisiin.

Projektille on annettu rajalliset resurssit muutostyötä varten. Sille on osoitettu joukko henkilöitä, palveluja sekä kustannukset kattava projektibudjetti. 2) Saako projekti tuloksensa aikaiseksi annetuilla voimavaroilla?

Toinen projektin työtä rajoittava tekijä on aika. 3) Saako projekti tuloksensa aikaiseksi sille annetun aikataulun puitteissa?

Projektilla on vain kolme riskiä ja yleensä niistäkin vain yksi kriittinen. Joko

• Projektin tulee saada tuotoksensa aikaiseksi, maksoi mitä maksoi ja kesti se sitten kuinka kauan tahansa tai
• Projektin tulee pysyä budjetissaan vaikka sen täytyy sitten tinkiä budjetistaan tai aikataulustaan tai
• Projektin tulee päättyä aikataulun mukaisesti, vaikka tuotos olisikin vajaa tai vaikka budjetti ylitettäisiin.

Jostain syystä tämä projektin ohjauksen kannalta olennainen tieto jätetään yleensä pois projektisuunnitelmasta. Projektipäällikön elämä olisi paljon helpompaa, jos prioriteetti olisi selkeästi ilmaistu eikä arvailujen varassa.

Nämä kolme riskiä liittyvät projektin kokonaisuuteen ja niitä tarvitaan, kun projektipäällikkö tekee (järkevän) riskiraportin ohjausryhmälle. Järkevä riskiraportti tarkoittaa selkeää ja kokonaisvaltaista riskinäkemystä projektin tilasta suhteessa sen prioriteettiin. Kunnollinen projektin riskiraportti on ihan jotain muuta kuin pitkät detaljit riskilistat tai "hätäisesti päivitetty hyttysenpaskamatriisi".

Huolimatta hyllymetrittäin kirjoitetuista projektiriskikirjoista liian usein projektiriskien hallinta on kuin finni takapuolessa. Se on siellä, vähemmän kunniallisella puolella. Siitä ei ole paljoa haittaa, mutta kukaan ei oikeasti tiedä, mitä siitä on hyötyä. Onko järkeä käyttää projektin niukkaa aikaa ja resursseja muodollisuuksien hoitamiseen? Ei ole! Jos projektiriskejä kannattaa yrittää hallita, se kannattaa tehdä kunnolla.

Kirjoittelen tästä aiheesta varmaan toistekin.